Versi贸n para impresi贸n


Informe de la conferencia en AIMS (Instituto Africano de Ciencias Matem谩ticas)

Chantel Daniels
03 Enero 2008

El instituto AIMS (Instituto Africano de Ciencias Matem谩ticas) es un centro de estudios de posgrado en Muizenberg, cerca de Ciudad del Cabo. El centro ha ganado reconocimiento internacional como centro de ense帽anza de competencias especiales. All铆 se forma a los estudiantes para la investigaci贸n y la docencia de las carreras de ciencias cuantitativas. Este a帽o, el centro fue sede del taller llamado Africa@home al que fueron invitados 46 delegados de todo el continente y algunos profesores de Europa. Mi papel fue representar a ICVoluntarios como el coordinador oficial del taller Africa@home. Para esto, tuve que instalarme en las oficinas del instituto AIMS en Muizenberg.

El taller Africa@home tuvo lugar del 16 al 22 de julio del 2007. Empec茅 a trabajar en junio cuando la conferencia todav铆a se encontraba en la primera fase: la fase de la planificaci贸n. Quedaba mucho por hacer antes de la realizaci贸n de la conferencia.

Jan Groenewald, administrador del instituto AIMS, tambi茅n fue organizador del proyecto en Ciudad del Cabo. Mi papel de coordinador significaba que tendr铆a que trabajar muy estrechamente con 茅l. Nuestra relaci贸n de trabajo se bas贸 en informes matutinos sobre lo que se deb铆a hacer, las nuevas propuestas y las cosas que 茅l estaba preparando. Juntos discut铆amos sobre los problemas que se presentaban y si era necesario investig谩bamos y encontr谩bamos las respuestas 鈥渇actibles鈥. Nuestro principal objetivo era ver la conferencia de manera integral para as铆 abarcar satisfactoriamente todos los aspectos.

Mis funciones como coordinador de ICV

Mis funciones como coordinador de ICV fueron: encontrar los billetes de avi贸n m谩s econ贸micos, discutir los precios dados con Jan, enviar las fechas tentativas de vuelo a todos los participantes v铆a correo electr贸nico y esperar sus respuestas.

Una vez aprobadas las fechas por los participantes, ped铆a que los billetes fueran reservados. Esto fue dif铆cil ya que los vuelos en 脕frica a veces tienen paradas que, si se desconocen, pueden hacer del viaje una experiencia muy dura.

Afortunadamente, Jan ten铆a un vasto conocimiento geogr谩fico sobre los viajes en 脕frica y me simplific贸 realmente las cosas.

Una vez confirmados los vuelos, los datos de los participantes deb铆an ser  registrados en una hoja de c谩lculo Excel donde pod铆amos a帽adir diversas informaciones como necesidades alimenticias especiales, calcular las horas de llegada y salida, y controlar el presupuesto.

La direcci贸n del instituto AIMS redact贸 una carta de invitaci贸n est谩ndar que fue modificada de acuerdo a las necesidades de nuestros participantes y que fue enviada a todas las embajadas de los participantes. Esto se hizo para garantizar que los participantes tuviesen su visa a tiempo para la conferencia.

Dos d铆as antes de la conferencia, ten铆a que asegurarme de que todos los participantes tuviesen tanto las etiquetas con sus nombres bien escritos como los paquetes de informaci贸n del departamento de Relaciones P煤blicas.

A pesar de que el transporte fue organizado desde y hacia el aeropuerto, algunos de los participantes extendieron su estancia y necesitaron asesoramiento, mapas, detalles sobre 鈥渜u茅 hacer鈥 en Ciudad del Cabo, etc. Por esto, tuve que reservar un transporte alternativo y garantizar el alojamiento en hoteles adecuados.

Durante el proceso de planificaci贸n de la conferencia, Jan y yo decidimos que 铆bamos a organizar una salida para todos los participantes. Me informaron brevemente sobre lo que les podr铆a gustar y tuve que organizar la salida seg煤n lo acordado. Para que la jornada fuese exitosa, las siguientes actividades deb铆an ponerse en marcha: reservar un autob煤s, conseguir descuentos para las reservaciones del grupo ya que no pod铆amos exceder el presupuesto dado, y prever un plan alternativo en caso de que el clima no permitiera realizar la salida a la Monta帽a de la Mesa, entre otras cosas.

La experiencia en AIMS

La experiencia en el instituto AIMS fue realmente incre铆ble. Tuve la oportunidad de aprender en poco tiempo sobre la planificaci贸n, la organizaci贸n y la creaci贸n de una conferencia, de la mano de un gran coordinador como Jan Groenewald. Tambi茅n pude trabajar en un ambiente muy agradable (las oficinas del instituto AIMS) y conocer a todos los participantes de todas partes de 脕frica y Europa. En pocas palabras, esta fue una experiencia muy enriquecedora.

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